Huishoudelijk reglement

Opgesteld op 19 maart 2006.
Laatst bijgewerkt op 24 mei 2018.

1. Doelstellingen
2. Het Bestuur en de Beheerraad
2.1. Samenstelling
2.2. Aanstelling en Ontslag
2.3. Vergaderingen en Beslissingsrecht
2.4. Administratie
2.4.1. Ledenbeheer
2.4.2. Bankrekening
2.5. Verloning
3. De leden
3.1. Toelatingsvoorwaarden
3.2. Ontslag
3.3. Plichten van het lid
3.4. Rechten van het lid
4. Dojo etiquette
5. Technisch reglement

Wanneer in deze tekst een clublid in het enkelvoud wordt geduid, dan is dat met “hij” en “zijn.” Dit is niet discriminerend bedoeld, maar is het gevolg van de regels van de Nederlandse taal, waarin een individu uit een gemengde groep met het mannelijk voornaamwoord wordt aangeduid. De tekst slaat natuurlijk net zo goed op “zij” en “haar”, maar voor leesbaarheid zijn constructies als “hij/zij” en “zijn/haar” achterwege gelaten.

1. doelstellingen

• Ikkan Karateclub Turnhout (Ikkan) heeft tot doel het bevorderen van de traditionele Shotokan Karate, zoals omschreven wordt door de Japan Karate Association (JKA).
• Daartoe is de club verbonden aan het door Sport Vlaanderen erkende Karate Vlaanderen. Onze clubsensie is ook lid van JKA Vlaanderen en erkend examinator A.

2. het bestuur en de beheerraad

2.1. samenstelling

• Het bestuur van Ikkan Karateclub Turnhout is samengesteld uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast heeft de club een onafhankelijk beheerder. Deze functies worden uitgevoerd door vier verschillende personen. Zij worden bijgestaan door de technische verantwoordelijke en een clubexaminator. Deze technische functies kunnen wel door dezelfde persoon worden uitgevoerd, en zijn cumuleerbaar met een bestuursfunctie.
• Deze zes functies vormen samen de beheerraad en elke functie heeft er één stem. Behalve de onafhankelijke beheerder moet elkeen een geldige vergunning hebben bij Karate Vlaanderen.
• Wanneer de functie van clubexaminator niet kan worden ingevuld wegens gebrek aan een door JKA Belgium Academy erkend examinator, vervalt de functie en de bijhorende stem.
• Bij staking van stemmen heeft de beheerder een bijkomende beslissende stem.

2.2. aanstelling en ontslag

• Het staat een lid van de beheerraad vrij om op elk moment zijn ontslag in te dienen. Zijn ontslag wordt door de andere leden van het bestuur binnen de week aanvaard.
• Wanneer een functie in het bestuur vacant is (voorzitter, secretaris, penningmeester), worden vrijwilligers voor de functie gevraagd. De overige leden van de beheerraad duiden uit de beschikbare vrijwilligers diegene aan die zij naar eer en geweten de meest geschikte voor de functie vinden. Het uittredend bestuurslid heeft op dat moment nog steeds een stem ter zake tenzij hij ontslagen werd.
• Wanneer een technische functie vacant is (technisch verantwoordelijke, clubexaminator), worden weerom vrijwilligers gevraagd die dan door het bestuur aan de technische directie van JKA Vlaanderen worden voorgesteld voor aanvaarding. Clubexaminator is een functie die niet noodzakelijk dient ingevuld te worden wanneer er geen door JKA Belgium Academy erkend examinator voorhanden is.
• Een lid van de beheerraad kan door de overige leden worden ontslaan van zijn functie als zij menen dat het lid de goede werking van de club schaadt. Een hoofdelijke meerderheid in stemmen is hiertoe voldoende.

2.3. vergaderingen en beslissingsrecht

• Het bestuur vergadert wanneer het dat nodig acht en beslist over de administratieve gang van zaken en de algemene werking van de club. Dit behelst onder meer maar niet uitsluitend ledenbeheer, financieel beheer, faciliteitenbeheer, public relations, enz.
• De beheerraad vergadert ook wanneer het dat nodig acht, maar met minstens één vergadering in januari om het afgelopen jaar te evalueren en de richting voor het volgend jaar te bepalen. De beheerraad beslist over alles wat de club in z’n geheel aangaat. Dit behelst onder meer maar niet uitsluitend lidmaatschap van overkoepelende organisaties, samenstelling van de beheerraad zelf, technische richting, eventueel ontbinden van de club, enz.
• De resultaten van de jaarlijkse beheerraadvergadering worden medegedeeld in een ook in januari georganiseerde algemene ledenvergadering.

2.4. administratie

• De administratie is in handen van het bestuur. Elk bestuurslid kan ten allen tijde alle administratieve informatie inzien. Dit behelst onder meer maar niet uitsluitend: ledenbestand, boekhouding, enz.

2.4.1. ledenbeheer

• In overeenstemming met de wet op de privésfeer worden de persoonlijke gegevens van de leden enkel gebruikt voor interne administratie (naam, adres, en e-mailadres worden gebruikt voor het verdelen van documenten en nieuwsberichten, telefoonnummers worden bijgehouden voor noodgevallen, rijksregisternummer is voor de overkoepelende organisatie maar wordt door ons niet gebruikt). De gegevens worden niet doorgegeven aan derden met uitzondering van overkoepelende organisaties indien daar de nood toe is (die zelf ook aan de wet op de privésfeer voldoen), of aan de gerechtelijke macht of andere bevoegde overheidsinstanties indien zij daar om vragen.
• Een lid heeft steeds het recht zijn eigen gegevens in te zien en te wijzigen. Het laten verwijderen van de gegevens kan ook, maar dat betekent meteen ook het einde van het lidmaatschap met het daarbij horende verlies van reeds betaald lidgeld.

2.4.2. bankrekening

• Ikkan heeft als feitelijke vereniging een rekening op naam van de club (BNP Paribas Fortis BE22 0014 8610 2947). Het is de taak van de penningmeester die rekening te beheren. Andere bestuursleden hebben het recht de boekhouding in te kijken, maar enkel de penningmeester heeft toegang tot de rekening.
• Bij eventuele ontbinding van de club wordt het resterend bedrag op de rekening als volgt verdeeld in volgorde van prioriteit:
  1. Alle openstaande rekeningen worden betaald.
  2. De leden krijgen hun lidgeld terugbetaald a rato van het betaald bedrag en de nog niet verstreken tijd van hun lidmaatschap. Dit is exclusief het gedeelte van het lidgeld dat is doorgestort naar overkoepelende organisaties.
  3. De sponsors krijgen hun sponsorbijdrage terugbetaald a rato van het betaald bedrag en de nog niet verstreken tijd van hun contractperiode.
  4. Het eventuele overschot wordt geschonken aan een goed doel of een sportinitiatief dat gekozen zal worden door de beheerraad op het moment van ontbinding.
  5. Als geen sportinitiatieven of goede doelen worden gekozen, of niet alle gelden worden geschonken, gaat het saldo van de rekening naar JKA-Karate werking Antwerpen vzw.

2.5. verloning

• De leden van de beheerraad werken onbezoldigd en hebben geen recht op een verloning van welke aard dan ook ten laste van de club.
• Bewezen onkosten gemaakt door leden van de beheerraad eigen aan de club zullen mits voorafgaande toestemming van het bestuur worden vergoed. Het bestuur beslist welke onkosten gelden als “eigen aan de club”. Dit zou kunnen behelzen: aankoop van trainingsmateriaal voor algemeen gebruik, organisatie van evenementen, vergoedingen voor domeinnaam, drukwerk in het kader van promotie en ledenwerving, enz.
• Onkosten eigen aan de club die werden gemaakt door een lid van de beheerraad in expliciete opdracht van het bestuur of de beheerraad zullen worden vergoed. Dit kan volgen uit een mondelinge overeenkomst en berust in die mate op vertrouwen.

3. de leden

3.1. toelatingsvoorwaarden

• Bij Ikkan kan in principe iedereen lid worden, ongeacht ras, godsdienst, nationaliteit, geslacht, of politieke overtuiging. De minimum leeftijdgrens is 6 jaar, maar er is geen bovengrens.
• Vanaf 10 jaar kan een lid doorheen heel het jaar toetreden, onder 10 jaar enkel in september en januari om extra begeleiding mogelijk te maken voor de allerjongsten.
• Door beperkte trainingsruimte werken we met een wachtlijst. Wanneer ons ledenaantal te hoog is (vanaf 45 leden) treedt de wachtlijst in werking. Kandidaat leden kunnen zich vrijblijvend inschrijven op de wachtlijst met naam, geboortedatum en contactgegevens. Zodra er een plaats vrijkomt, word het kandidaat lid daarvan op de hoogte gebracht.
  • De wachtlijst geldt niet voor gezinsleden van bestaande leden.
  • Elk geval wordt sowieso apart bekeken door de hoofdlesgever en het bestuur. In uitzonderlijke gevallen kan worden beslist dat iemand niet op de wachtlijst moet maar direct mag toetreden.
• De beheerraad kan kandidaat leden weigeren zonder opgave van reden.
• De leden moeten voldoen aan of streven naar de volgende voorwaarden:
  • Het naar best vermogen de traditionele shotokan karate do beoefenen.
  • Zich ook buiten de dojo en in het algemeen te zullen gedragen zoals het een waardige karateka betaamt en karate niet te misbruiken.
  • Te zullen voldoen aan alle hun door de club opgelegde verplichtingen en akkoord te gaan met de in de club gangbare regels.
  • Loyaal te zijn tegenover de club en de federatie waarvan zij deel uitmaken.
• Lid worden impliceert ook het uitdrukkelijk akkoord gaan met dit huishoudelijk reglement.

3.2. ontslag

• Een lid kan ten allen tijde zijn ontslag bij Ikkan indienen zonder opgave van redenen. In dit geval heeft het lid geen recht op teruggave van lidgelden. Het bestuur kan in uitzonderlijke gevallen evenwel anders beslissen als het gaat om een geval van overmacht.
• Een lid kan door de beheerraad ontslaan worden als lid van Ikkan als zij naar eer en geweten oordelen dat het lid in de weg staat van de goede werking van de club. In dit geval krijgt het lid zijn lidgeld terugbetaald a rato van het betaald bedrag en de tijd van z’n lidmaatschap dat nog niet verstreken is. Dit is exclusief het gedeelte van het lidgeld dat is doorgestort naar overkoepelende organisaties. Het staat de beheerraad vrij al dan niet het lid eerst een waarschuwing te geven, of een redelijke tuchtmaatregel voor te stellen. Wanneer het lid niet akkoord kan gaan met een tuchtmaatregel, zal de beheerraad hem alsnog ontslaan.
• Als een lid wenst over te stappen naar een andere club van dezelfde federatie is hij gebonden aan de transferregels door de federatie opgelegd (Karate Vlaanderen). Hij zal daartoe de nodige papieren krijgen van Ikkan. De transferperiode loopt van 1 juni tot en met 30 juni.
• Een lid kan zijn ontslag bij Ikkan indienen wanneer dit huishoudelijk reglement een update krijgt waar het lid zich niet in kan vinden. Dit kan schriftelijk of per e-mail, geadresseerd aan de club, binnen de week na bekendmaking van de update. In dat geval wordt het lidgeld terugbetaald a rato van het betaald bedrag en de tijd van het lidmaatschap dat nog niet verstreken is.

3.3. plichten van het lid

Buiten de gedragslijn zoals vastgesteld in de dojo etiquette, wordt van elk lid het volgende verwacht:

• Zijn lidgeld te voldoen bij het vernieuwen van de vergunning.
• Zich aan te sluiten bij de door de club aangeduide federatie en daar kennis van te nemen.
• Steeds zijn lidkaart bij zich te hebben en op competities zijn vergunning.
• De gehele training bij te wonen, tenzij door de lesgever anders bepaald.
• Zich behoorlijk te gedragen in en rond de sportfaciliteiten – inclusief cafetaria en dergelijke – waar de trainingen plaats vinden.
• Goed nota te nemen van de door hem getekende vergunning en het huishoudelijk reglement.

3.4. rechten van het lid

• Elk lid mag binnen de vastgestelde uren aan de lessen (trainingen) deelnemen.
• Elk lid mag geïnteresseerden meebrengen. Deze moeten na de derde training beslissen of ze al dan niet lid wensen te worden van de club.
• Het is toegelaten aan elk lid om een vergadering te vragen om vragen te stellen aan het bestuur of aanmerkingen over de trainingen of de club te geven.
• Elk lid heeft inzage in de reglementen van de club.
• Elk lid kan naar een andere karateclub aangesloten bij Karate Vlaanderen overstappen tijdens de transferperiode die loopt vanaf 1 juni tot en met 30 juni.
• De leden zijn niet verplicht om aan competities deel te nemen, uitgezonderd voor het behalen van de dan graad indien dit tot de voorwaarden behoort (zie examenprogramma JKA Vlaanderen).
• De leden gaan ermee akkoord dat foto's of video's worden genomen van trainingen en clubevenementen waarop zij kunnen voorkomen. Deze foto's en video's kunnen gebruikt worden op onze website of andere clubpublicaties. Indien leden het hiermee niet eens zijn, kunnen ze daar verzet tegen aantekenen, waarna we deze leden onherkenbaar maken indien ze toch op de foto’s voorkomen. Voor de “onze leden” rubriek op de website wordt steeds uitdrukkelijk (mondelinge) toestemming gevraagd van het lid en voogd van het lid indien minderjarig.
• Op onze website is in beperkte mate ledeninformatie publiek toegankelijk.
  • Er is een fotolijst waarop leden met foto en voornaam worden gelijst. Deze foto publiceren we enkel met toestemming van het betreffend lid (en voogd wanneer van toepassing).
  • In de kalender worden verjaardagen met leeftijd aangegeven. Leden kunnen vragen hun leeftijd geheim te houden.

4. dojo etiquette

De leden dienen zich te houden aan de volgende tradities en regels in de dojo (trainingsruimte):

• Een lid betreedt de dojo in een zuivere, witte karate gi. Kinderen en dames mogen onder hun gi een T-shirt of gelijkaardig kledingstuk dragen, maar ook dat moet wit zijn. Hoofddeksels, sjaaltjes, schoeisel, of enig ander zichtbaar kledingstuk anders dan de karate-gi, gordel, en dus eventueel T-shirt zijn niet toegelaten.
• Er wordt van de leden verwacht dat ze hun persoonlijke hygiëne verzorgen en de dojo betreden met onder meer propere handen en voeten en verzorgd uitziend hoofdhaar. Lang haar dient tijdens de training steeds samengebonden te zijn.
• Om verwondingen te voorkomen is het dragen van sierraden tijdens de training verboden. In uitzonderlijke gevallen kan het lid toestemming krijgen het sierraad in te tapen (bijvoorbeeld wanneer het moeilijk te verwijderen is).
• De nagels van de vingers en de tenen dienen kort geknipt te zijn, eveneens om mogelijke verwondingen te voorkomen.
• Het betreden en het verlaten van de dojo gaat altijd met een groet gepaard.
• De ceremonie bij het begin en het einde van de training dient te worden gerespecteerd.
• Bij het begin of einde van een oefening met partner, zal de karateka steeds uit beleefdheid en respect voor de tegenstander zijn partner groeten.
• Leden die de training vroegtijdig wensen te verlaten, vragen steeds de toestemming daarvoor aan de lesgever.
• Leden die te laat komen op de training, wachten aan de rand van de dojo af tot ze van de lesgever toestemming krijgen de vloer te betreden.

5. technisch reglement

• De trainingen zullen gehouden worden volgens de JKA karatediscipline. Elke training duurt minstens 1 uur, waarbij eveneens tijd wordt besteed aan de verbetering van de lichamelijke conditie.
• Regelmatig zullen er kyu graad examens gehouden worden waaraan leden kunnen deelnemen. Voor deze examens wordt er rekening gehouden met de wachttijd en het aantal minimum trainingen opgelegd door JKA Vlaanderen (uitzonderingen worden enkel toegestaan door de examinator). Aan de 1ste dan graad examens kan worden deelgenomen door de 1ste kyu graadhouders, die tenminste 1 jaar onafgebroken in deze graad hebben getraind, en op voorstel van de examinator en technisch verantwoordelijke van de club.
• Iedere karateka verplicht zich, buiten zichzelf te bekwamen, zijn medekarateka’s te helpen en bij te staan tijdens de trainingen, een lagere in graad te helpen indien deze hierom vraagt, of hem door te verwijzen naar een hogere gegradueerde.
• Leden die de training storen, stellen zich aan tuchtmaatregelen bloot met eventuele uitsluiting van de training tot gevolg.
• Ieder lid dat niet in orde is, hetzij met lidmaatschapsbijdrage, vergunning, hygiëne, of karate gi wordt van de training uitgesloten.
• De club is niet verantwoordelijk voor verloren of gestolen voorwerpen.
• Geen voorwerpen worden achtergelaten in de kleedkamers. Er is plaats voor sportzakken in de dojo.

Het bestuur aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid
bij afwijking van deze reglementen.